WHISTLEBLOWING

INFORMATIVA SUL WHISTLEBLOWING

Cos’è il Whistleblowing

Il Whistleblowing è l’istituto che tutela chi segnala, nel contesto dell’organizzazione a cui appartiene, irregolarità o situazioni di pericolo o rischio tali da poter arrecare un pregiudizio all’ente di appartenenza o a terzi.

Il decreto legislativo 10 marzo 2023 n. 24, di attuazione della Direttiva (UE) 2019/1937 in materia di Whistleblowing, ha introdotto una disciplina unitaria dei canali di segnalazione e delle tutele riconosciute ai segnalanti nel settore pubblico e privato, tra cui dunque anche la Società.

Chi può segnalare una violazione?
Chiunque può effettuare una segnalazione, inclusi i dipendenti, ex dipendenti e candidati a posizioni lavorative, i soci, i clienti, i partner, i fornitori (anche in regime di appalto/subappalto), i lavoratori autonomi o titolari di rapporti di collaborazione, i liberi professionisti, i consulenti, gli agenti e intermediari, i volontari e tirocinanti (retribuiti o non retribuiti), ovvero chiunque sia legittimo portatore di interesse nei confronti dell’attività aziendale.

Cosa si può segnalare?
Qualsiasi comportamento, atto od omissione commesso o che, sulla base di elementi concreti, potrebbe essere commesso nonché condotte, anche omissive, volte ad occultare tali violazioni.
Possono essere segnalate informazioni riferibili al personale dell’azienda relative a violazioni di leggi e regolamenti. Non rientrano i reclami commerciali e le contestazioni o richieste legate a interessi di carattere personale per i quali sono disponibili canali dedicati. È importante che la segnalazione sia adeguatamente circostanziata, cioè che abbia un grado di dettaglio sufficiente, almeno astrattamente, a far emergere circostanze e fatti precisi e concordanti e relazionate a contesti determinati, nonché a consentire di identificare elementi utili ai fini della verifica della fondatezza della segnalazione stessa (es. elementi che consentono di identificare i soggetti convolti, il contesto, il luogo e il periodo temporale dei fatti segnalati e documentazione a supporto).

Quali canali bisogna usare per fare la segnalazione?
Le segnalazioni possono essere inviate attraverso la piattaforma whistleblowing appositamente attivata dalla Società qui, idonea a garantire la riservatezza dell'identità del segnalante. Tale canale garantisce, con modalità informatiche, la riservatezza dell'identità del segnalante.

È possibile fare una segnalazione anonima?
Si, la segnalazione può essere effettuata anche in maniera anonima, senza indicare le proprie generalità. Il sistema attivato dall’azienda, tramite la piattaforma whistleblowing implementata, garantirà che la segnalazione rimanga anonima

Cosa succede dopo la segnalazione?
A seguito dell’invio della segnalazione, il segnalante riceverà un avviso di apertura della segnalazione. Ove nella segnalazione il segnalante abbia dato il suo consenso a essere contattato riceverà informazioni sull’esito della segnalazione.

Chi riceve le segnalazioni?
Le segnalazioni sono ricevute dal Responsabile delle segnalazioni appositamente nominato dalla Società, individuato nella persona del Financial Officer di G.F. RETAIL S.R.L., che istruirà la segnalazione per gli approfondimenti istruttori che saranno ritenuti opportuni.
Entro 3 mesi dalla ricezione della segnalazione, ove il segnalante abbia fornito i dati sulla propria identità, è fornito un riscontro sullo stato e/o sull’esito della segnalazione.

Quali sono le tutele per il segnalante?
Fatti salvi gli obblighi di legge, l’identità del segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate, senza il suo consenso espresso. La riservatezza è garantita anche alle persone coinvolte e/o menzionate nella segnalazione e ai facilitatori (ovvero, coloro che operano nel medesimo contesto lavorativo e assistono il segnalante nel processo di segnalazione).

Qualsiasi atto ritorsivo nei confronti del segnalante è da considerarsi nullo. Chi ritiene di aver subito una ritorsione in ragione della segnalazione può comunicarlo ad ANAC. Le misure di protezione, tra cui il divieto di ritorsioni, si estendono anche ai facilitatori, ai colleghi e parenti del segnalante e dei soggetti giuridici collegati al segnalante.

Al ricorrere di determinate condizioni, sono previste limitazioni di responsabilità in caso di rivelazione di informazioni coperte da obbligo di segreto, a tutela del diritto d’autore ovvero alla protezione dei dati personali.

Le garanzie e tutele si applicano ai segnalanti che hanno rivelato (anche in seguito alla prima interlocuzione) le proprie generalità, che sono in ogni caso coperte da assoluta riservatezza.

Cosa accade se faccio una segnalazione falsa?
Le segnalazioni inviate allo scopo di danneggiare o altrimenti recare pregiudizio al segnalato nonché ogni altra forma di abuso del presente documento sono fonte di responsabilità del segnalante, in sede disciplinare e nelle altre sedi competenti, in particolar modo se venga accertata la infondatezza di quanto segnalato e la strumentale/ volontaria falsità di accuse, rilievi, censure, ecc.

A tal fine, qualora nel corso delle verifiche la segnalazione ricevuta si riveli intenzionalmente diffamatoria nonché la segnalazione si riveli infondata ed effettuata con dolo o colpa grave, in coerenza con quanto sopra descritto, l’azienda si riserva di applicare opportuni provvedimenti disciplinari.

C'è un'autorità che garantisce la correttezza dei sistemi di Whistleblowing? Quali altri canali possono essere utilizzati?
L’ANAC (Autorità Nazionale Anticorruzione) può essere attivata se il canale interno non è attivo o non è conforme, se il segnalante ha effettuato una segnalazione interna e non ha ricevuto l’avviso di ricevimento e/o il riscontro sul seguito dato alla segnalazione oppure ha fondati motivi di ritenere ragionevolmente (sulla base di circostanze concrete ed informazioni effettivamente acquisibili) che se effettuasse una segnalazione interna alla stessa non sarebbe dato efficace seguito o potrebbe determinare ritorsioni ovvero che la violazione può costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Fermo l’utilizzo preferenziale del canale di segnalazione interno messo a disposizione da G.F. RETAIL S.R.L., nei casi tassativamente indicati ai sensi dell’art. 6 del d.lgs. 24 del 10 marzo 2023, è possibile effettuare una segnalazione anche all’autorità competente in materia (ANAC), al seguente link www.anticorruzione.it/-/whistleblowing

La persona segnalante, inoltre, beneficia delle tutele in materia di whistleblowing anche nel caso in cui effettui una divulgazione pubblica alle condizioni definite dall’art. 15 del D. Lgs. 24/2023: a) il segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna o esterna senza aver ricevuto riscontro nei termini previsti dalla Legge; b) il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse; c) il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsione o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso.

Quale disciplina si applica in materia di trattamento dei dati acquisiti?
Le informazioni e i dati personali che vengono comunicati nel contesto delle segnalazioni sono trattati per gestire e dare seguito alle segnalazioni stesse, nonché indagare le eventuali condotte segnalate e adottare le misure necessarie in conformità con le leggi applicabili, inclusa la normativa in materia di protezione dei dati personali. Per maggiori informazioni sulle modalità e finalità del trattamento dei dati personali inclusi nelle segnalazioni e raccolti durante la procedura, vi invitiamo a consultare l’informativa per il trattamento dei dati qui di seguito dei segnalanti, segnalati o di altri soggetti terzi coinvolti disponibili sulla presente pagina.

Informativa ai sensi della normativa sulla protezione dei dati personali Whistleblowing

Ai sensi dell’art. 13 e 14 del Regolamento (UE) n. 2016/679 (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati, di seguito GDPR) e del d.lgs. 24/2023 G.F. RETAIL S.R.L. fornisce, qui di seguito, l’informativa sui trattamenti dei dati personali effettuati in relazione alla gestione delle Segnalazioni, disciplinate dalla Procedura Whistleblowing della Società.

1. Categorie di dati personali
I dati personali oggetto di trattamento rientrano nelle seguenti categorie:

• Dati personali della persona segnalante in caso di segnalazioni effettuate in forma non anonima mediante la piattaforma whistleblowing appositamente implementata da G.F. RETAIL S.R.L. e accessibile attraverso la pagina dedicata all’interno del sito web della Società.
• Dati personali riferiti alla(e) persona(e) coinvolta(e) nella segnalazione. I dati che la persona segnalante ha inteso fornire per rappresentare i fatti descritti nella segnalazione. Si specifica che in questo caso l’azienda non è in grado di determinare a priori i dati oggetto della segnalazione, che potrà quindi contemplare anche dati particolari (ad esempio condanne penali, reati, etc.). I predetti dati saranno trattati con supporti informatici e cartacei che ne garantiscono la sicurezza e la riservatezza.

2. Finalità del trattamento e relativa base giuridica.
II suddetti dati personali sono trattati dal Titolare per le seguenti finalità:

gestione della Segnalazione effettuata ai sensi del d.lgs. n. 24/2023;

adempimento di obblighi previsti dalla legge o dalla normativa comunitaria;

difesa o accertamento di un di un proprio diritto in contenziosi civili, amministrativi o penali.

La base giuridica del trattamento è costituita:

per la finalità di cui alla lettera a), dall’adempimento di un obbligo legale a cui è soggetto il Titolare del trattamento (art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR); inoltre, per le segnalazioni registrate tramite mail dal consenso del Segnalante (art. 6, par. 1, lett. a) del GDPR);

per le finalità di cui alla lettera b), dall’adempimento di un obbligo legale a cui è soggetto il Titolare del trattamento (art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR);

per le finalità di cui alla lettera c), dal legittimo interesse del titolare (art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR).

3. Soggetti destinatari dei dati.
Per il perseguimento delle finalità suddette, i dati personali forniti sono resi accessibili solo a coloro i quali, all'interno della Società, sono competenti a ricevere o a dare seguito alle attività di analisi, istruttoria e gestione delle segnalazioni e di eventuali azioni conseguenti. Tali soggetti sono opportunamente istruiti al fine di evitare la perdita, l’accesso ai dati da parte di soggetti non autorizzati o trattamenti non consentiti dei dati stessi e, più in generale, in relazione agli obblighi in materia di protezione dei dati personali. I dati possono essere trattati, inoltre, da Consulenti esterni e Terze Parti con funzioni tecniche, che agiscono in qualità di Responsabili/Sub-Responsabili del trattamento e hanno sottoscritto un apposito contratto che disciplina puntualmente i trattamenti loro affidati e gli obblighi in materia di protezione dei dati e sicurezza del trattamento ai sensi dell’art. 28, comma 3 del Regolamento. Infine, i dati personali potranno essere trasmessi anche ad altri soggetti autonomi titolari del trattamento, in base a norme di legge o di regolamento (es. Autorità Pubbliche, Autorità Giudiziaria, etc.).

L’identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità, potranno essere rivelate a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni solo previo consenso espresso della persona segnalante conformemente a quanto previsto dal d. lgs. n. 24/2023.

4. Diffusione dei dati
I dati personali oggetto del trattamento non saranno mai pubblicati, esposti o messi a disposizione/consultazione di soggetti indeterminati.

5. Conservazione dei dati personali
L’azienda conserva i dati personali secondo nei termini previsti dall’art. 14 del d.lgs. n. 24/2023, cioè per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque per non oltre 5 anni a decorrere dalla data di chiusura della segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza.

Nel caso pervengano segnalazioni fuori ambito/lamentele (ad esempio contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante, comunicazioni o reclami relativi all’attività di natura commerciale), le stesse sono conservate per un periodo non superiore a 8 mesi dall’archiviazione della stessa. I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati tempestivamente.

6. Modalità e logica del trattamento
I trattamenti dei dati sono effettuati manualmente e/o attraverso strumenti automatizzati informatici e telematici con logiche correlate alle finalità sopraindicate e, comunque, in modo da garantirne la sicurezza e la riservatezza. Il sistema di gestione delle Segnalazioni garantisce, in ogni fase, la riservatezza dell’identità del Segnalante, delle Persone coinvolte e/o comunque menzionate nella Segnalazione, del contenuto della Segnalazione e della relativa documentazione, fatto salvo quanto previsto dall’art. 12 del d.lgs. n. 24/2023.

7. Diritti degli Interessati
Il Regolamento UE 2016/679 (artt. da 15 a 22) conferisce agli interessati l’esercizio di specifici diritti. In particolare, in relazione al trattamento dei propri dati personali oggetto della presente informativa, l’interessato ha diritto di chiedere alla Società:

l’accesso: l’interessato può chiedere conferma che sia o meno in essere un trattamento di dati che lo riguardi, oltre a maggiori chiarimenti circa le informazioni di cui alla presente informativa;

la rettifica: l’interessato può chiedere di rettificare o integrare i dati che ha fornito, qualora inesatti o incompleti;

la cancellazione: l’interessato può chiedere che i suoi dati vengano cancellati, qualora non siano più necessari alle suddette finalità, in caso di revoca del consenso o sua opposizione al trattamento, in caso di trattamento illecito, ovvero sussista un obbligo legale di cancellazione;

la limitazione: l’interessato può chiedere che i suoi dati siano trattati solo ai fini della conservazione, con esclusioni di altri trattamenti, per il periodo necessario alla rettifica dei suoi dati, in caso di trattamento illecito per il quale si oppone alla cancellazione, qualora debba esercitare i suoi diritti in sede giudiziaria e i dati conservati possano essere utili e, infine, in caso di opposizione al trattamento e sia in corso una verifica sulla prevalenza dei motivi legittimi dell’azienda rispetto ai suoi;

l’opposizione: l’interessato può opporsi in qualunque momento al trattamento dei suoi dati, salvo che vi siano motivi legittimi per procedere al trattamento che prevalgano sui suoi, per esempio per l’esercizio o la difesa in sede giudiziaria;

la portabilità: l’interessato può chiedere di ricevere i suoi dati, o di farli trasmettere ad altro titolare dallo stesso indicato, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico.

Inoltre, l’interessato ha diritto di proporre reclamo, qualora ritenga che i suoi diritti siano stati violati, nei confronti dell’Autorità di Controllo, che in Italia è il Garante per la Protezione dei Dati Personali. Ai sensi dell’articolo 2-undecies del d.lgs. n. 196/2003 e s.m.i. (di seguito “Nuovo Codice Privacy”) ed in attuazione dell’articolo 23 del Regolamento, si informa che i summenzionati diritti non possono essere esercitati da parte delle persone coinvolte nella segnalazione, qualora dall’esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità della persona segnalante.

In particolare, l’esercizio di tali diritti:

sarà effettuabile conformemente alle disposizioni di legge o di regolamento che regolano il settore (d.lgs. 24/2023;

potrà essere ritardato, limitato o escluso con comunicazione motivata e resa senza ritardo all’interessato, a meno che la comunicazione possa compromettere la finalità della limitazione, per il tempo e nei limiti in cui ciò costituisca una misura necessaria e proporzionata, tenuto conto dei diritti fondamentali e dei legittimi interessi dell’interessato, al fine di salvaguardare la riservatezza dell’identità della persona segnalante;

in tali casi, i diritti dell’interessato possono essere esercitati anche tramite il Garante per la Protezione dei Dati Personali con le modalità di cui all’articolo 160 del Nuovo Codice Privacy, nel qual caso il Garante informa l’interessato di aver eseguito tutte le verifiche necessarie o di aver svolto un riesame, nonché del diritto dell’interessato di proporre ricorso giurisdizionale.

8. Titolare e categorie di persone autorizzate al trattamento dei dati in azienda.
Il Titolare del trattamento dei dati personali è G.F. RETAIL S.R.L., con sede legale in zona Industriale III Fase – Viale 17 n. 2 – 97100 Ragusa, P.IVA 01386690885, contattabile all’indirizzo e-mail privacy@mabuprofumerie.it